Por qué empezar por los metros sale caroWhy starting with square metres is expensive
El patrón se repite. Gana la licitación o se firma el contrato, y lo primero que alguien pone en la lista es «conseguir oficina». Se sale a buscar local, se firma por un año, se pagan depósito y adelanto, y empieza el acondicionamiento: divisiones, puntos eléctricos, cableado de red, pintura, mobiliario. Entre la firma y el primer día de trabajo pasan semanas, a veces meses, y el alquiler corre desde el primer día.
The pattern repeats itself. The tender is won or the contract is signed, and the first thing someone puts on the list is "find an office". A space is found, a one-year lease is signed, a deposit and advance are paid, and the fit-out begins: partitions, power points, network cabling, paint, furniture. Weeks go by between signing and the first day of work — sometimes months — and the rent runs from day one.
Mientras tanto, el equipo que ya está en Maturín trabaja donde puede: el lobby de un hotel, la mesa de un restaurante, la camioneta. Y cuando la obra por fin termina, el proyecto ya cambió de tamaño: creció, se redujo o se movió de fase. El local quedó firmado para una empresa que ya no es esa.
Meanwhile the team already in Maturín works wherever it can: a hotel lobby, a restaurant table, the truck. And by the time the fit-out is finished, the project has changed size: it grew, it shrank, or it moved to another phase. The lease was signed for a company that no longer exists in that shape.
El orden que funciona es el inverso. Primero lo que hace falta para existir —una dirección—, después lo que hace falta para trabajar hoy —puestos y una sala cuando toque—, y sólo al final los metros propios, cuando el número de personas ya es un dato y no una proyección.
The order that works is the reverse. First what you need in order to exist — an address — then what you need in order to work today — desks and a meeting room when required — and only at the end space of your own, once the headcount is a fact and not a forecast.
La dirección va primero, siempreThe address comes first, always
Casi ningún trámite avanza sin un domicilio. El registro mercantil lo pide, la inscripción fiscal lo pide, el banco lo pide para abrir la cuenta, la alcaldía lo pide para la licencia, y el cliente lo pide para emitirte la orden de compra. Y no cualquier dirección sirve: muchos de esos trámites necesitan una que reciba correspondencia y donde haya alguien que firme.
Almost no procedure moves forward without a registered address. The commercial registry asks for one, the tax registration asks for one, the bank asks for one to open the account, the municipality asks for one for the licence, and the client asks for one to issue the purchase order. And not just any address will do: many of those procedures need one that receives mail and where somebody signs for it.
Ese requisito se resuelve sin alquilar un metro cuadrado: lo que necesitas es una dirección comercial con recepción de correspondencia a nombre de tu empresa, lo que se conoce como oficina virtual. Cuesta una fracción de un alquiler y es el paso que desbloquea los demás, y es justo el que se suele dejar para cuando «ya tengamos oficina».
That requirement is solved without renting a single square metre: what you need is a business address that receives mail in your company's name — what is known as a virtual office. It costs a fraction of a lease and it is the step that unblocks the others — and it is exactly the one usually left for "once we have an office".
Al elegir una, comprueba tres cosas antes de firmar: que sea una dirección física real y no un apartado postal, porque hay trámites que la rechazan; que alguien firme y te avise el mismo día cuando llegue algo, no que lo apilen; y que el edificio sea una referencia que cualquiera ubique en la ciudad, porque esa dirección va a aparecer en tus facturas y en tus contratos durante años.
When choosing one, check three things before signing: that it is a real physical address and not a PO box, because some procedures reject those; that somebody signs for your mail and tells you the same day it arrives, rather than piling it up; and that the building is a landmark anyone in the city can place, because that address will appear on your invoices and contracts for years.
Una advertencia honesta: qué recaudos exige cada trámite y en qué orden los pide cada organismo lo define tu abogado o tu contador, no una página web, y cambia con el tiempo y con el tipo de sociedad. Lo que sí es constante es que la dirección casi nunca es el cuello de botella si se resuelve al principio, y casi siempre lo es si se deja para el final.
One honest caveat: which documents each procedure requires, and in what order each authority asks for them, is defined by your lawyer or your accountant, not by a web page, and it changes over time and with the type of company. What is constant is that the address is almost never the bottleneck when it is settled first, and almost always is when it is left for last.
La avanzada todavía no necesita una oficinaThe advance team does not need an office yet
El primer equipo que llega suele ser de dos o tres personas: alguien de operaciones, alguien de compras o contratación, y a veces el gerente del proyecto. Esa gente va a estar más en la calle que sentada. Su día es visitar al cliente, ver el sitio, reunirse con un proveedor, resolver un permiso. Vuelven a sentarse dos o tres horas, a veces ni eso.
The first team to arrive is usually two or three people: someone from operations, someone from procurement, and sometimes the project manager. Those people will spend more time out than at a desk. Their day is visiting the client, seeing the site, meeting a supplier, sorting out a permit. They sit down again for two or three hours, sometimes not even that.
Lo que necesitan es un sitio con internet que no se caiga, un lugar cerrado donde reunirse cuando toca, y un estacionamiento donde dejar la camioneta. Nada de eso exige un contrato de un año: se resuelve con puestos por día o mes a mes y salas por hora, aquí o donde encuentres esa figura.
What they need is somewhere with internet that does not drop, a closed room to meet in when required, and a car park for the truck. None of that calls for a one-year lease: it is solved with day passes or month-to-month desks and rooms by the hour, here or wherever you find that arrangement.
La regla de esta fase: no firmes nada que dure más de lo que dura la fase. Si la avanzada va a estar tres meses, un contrato de doce meses no te está dando estabilidad: te está quitando la opción de cambiar de idea cuando el proyecto cambie, que es lo que va a pasar.
The rule for this phase: do not sign anything that lasts longer than the phase does. If the advance team will be there three months, a twelve-month lease is not giving you stability: it is taking away the option to change your mind when the project changes, which it will.
Cuándo firmar metros, y cuántosWhen to sign for space, and how much
La señal es sencilla: firma cuando el número de personas deje de cambiar dos meses seguidos. Antes de eso, cualquier cifra que pongas en el contrato es una proyección, y las proyecciones de arranque casi nunca aciertan.
The signal is simple: sign when the headcount stops changing for two months running. Before that, any figure you put in the lease is a forecast, and start-up forecasts are almost never right.
Cuando llegue el momento, hay tres errores que se repiten al calcular el tamaño:
When the moment comes, three mistakes come up again and again when sizing the space:
- Contar sólo escritorios. Una operación de seis personas no necesita seis puestos: necesita seis puestos y un sitio donde reunirse sin que lo oiga la oficina entera. La sala se olvida en el cálculo y aparece en la práctica el primer día.Counting desks only. A six-person operation does not need six desks: it needs six desks and somewhere to meet without the whole office listening. The meeting room is forgotten in the calculation and shows up in practice on day one.
- Contar la plantilla completa. Si la mitad del equipo está en campo, pagar un escritorio vacío por cada uno es pagar por una silla. Se cuenta la ocupación real de un día normal, no la nómina.Counting the full payroll. If half the team is in the field, paying for an empty desk for each of them is paying for a chair. You count the real occupancy of a normal day, not the payroll.
- No dejar margen para el pico. Una auditoría, un arranque, una parada de planta o la visita del cliente meten gente extra durante dos semanas. Si ese pico obliga a mudarse, el contrato estaba mal dimensionado.Leaving no room for the peak. An audit, a start-up, a plant shutdown or a client visit brings extra people in for a fortnight. If that peak forces a move, the lease was badly sized.
La forma práctica de resolver los tres es la misma: no metas el pico dentro del contrato. Firma por el equipo estable —el que está sentado un martes cualquiera— y asegúrate de que el espacio extra exista al lado y se alquile por horas o por día. Si cada vez que llegan tres personas durante dos semanas hay que mudarse, el problema no fue el pico: fue cómo se dimensionó el contrato.
The practical way to solve all three is the same: keep the peak outside the contract. Sign for the stable team — the people sitting there on an ordinary Tuesday — and make sure the extra space exists next door and is rented by the hour or by the day. If every time three people arrive for a fortnight you have to move, the problem was not the peak: it was how the contract was sized.
Antes de pedir la primera cotización, cierra tres números: cuántas personas son, cuándo empiezan y por cuánto tiempo. Con esos tres, cualquier opción de la ciudad se compara en la misma hoja. Sin ellos, cada proveedor te va a cotizar una cosa distinta y no vas a poder ponerlas una al lado de la otra.
Before asking for the first quote, settle three numbers: how many people, when you start and for how long. With those three, every option in the city can be compared on the same sheet. Without them, each provider will quote something different and you will not be able to line them up.
Dónde come, duerme y se reúne la genteWhere people eat, sleep and meet
Esta es la partida que no aparece en ninguna hoja de cálculo y la que más fricción genera en los primeros meses. El técnico que viene dos semanas y necesita dónde quedarse. El cliente que viene a una reunión y hay que recibirlo en algún sitio presentable. La hora de comer de ocho personas, todos los días. La diligencia bancaria de los martes. El estacionamiento de tres camionetas.
This is the line item that appears on no spreadsheet and creates the most friction in the first months. The technician who comes for two weeks and needs somewhere to stay. The client who comes to a meeting and has to be received somewhere presentable. Lunch for eight people, every day. The Tuesday bank errand. Parking for three trucks.
Cada una de esas cosas, resuelta a diez o quince minutos de distancia, es media hora de alguien; multiplicada por ocho personas y veinte días, es una partida de nómina que nadie presupuestó. Por eso conviene evaluar una ubicación por lo que resuelve sin salir de ella: comida, banco, farmacia, alojamiento para quien viene de fuera y estacionamiento vigilado. En Maturín, el complejo que concentra todo eso en una dirección es Ciudad Comercial Petroriente, que además está frente a la sede de PDVSA Exploración y Producción.
Each of those things, solved ten or fifteen minutes away, is half an hour of somebody's day; multiplied by eight people and twenty working days, it becomes a payroll line nobody budgeted. So it is worth judging a location by what it solves without leaving it: food, a bank, a pharmacy, accommodation for people coming from outside, and secure parking. In Maturín, the complex that concentrates all of that at one address is Ciudad Comercial Petroriente, which also sits opposite the PDVSA Exploration and Production headquarters.
El tejido local: cámaras y proveedoresThe local fabric: chambers and suppliers
Una operación que llega de fuera necesita dos cosas que no se compran: proveedores que respondan y gente que conozca el terreno. En Monagas eso pasa por las cámaras empresariales, que es donde se cruzan las empresas del sector con las de servicios y con la administración.
An operation arriving from outside needs two things that cannot be bought: suppliers who answer and people who know the ground. In Monagas that runs through the business chambers, which is where sector companies, service companies and the administration meet.
La recomendación concreta: en el primer mes, afíliate a la cámara que corresponda a tu actividad y ve a una reunión aunque no tengas nada que pedir. Es más barato y más rápido que cualquier otra vía para saber qué proveedor cumple y quién no, y ese dato no está publicado en ninguna parte. Tres cámaras empresariales tienen su sede en el ala corporativa de la mezanina, y estar en el mismo pasillo acorta el camino, aunque por sí solo no cierre ningún negocio.
The concrete recommendation: in your first month, join the chamber that matches your activity and attend a meeting even with nothing to ask for. It is cheaper and faster than any other route to finding out which suppliers deliver and which do not, and that information is published nowhere. Three business chambers have their offices in the corporate wing of the mezzanine, and being in the same corridor shortens the path, though on its own it closes no deal.
El orden completo, en seis pasosThe whole order, in six steps
- La dirección comercial y la correspondencia. Se resuelve en días, no en semanas, y es lo que deja empezar los trámites.The business address and mail handling. Sorted in days, not weeks, and it is what lets the paperwork begin.
- Puestos para la avanzada. Por día o mes a mes, sin permanencia, mientras el equipo va y viene.Desks for the advance team. By the day or month to month, with no commitment, while the team comes and goes.
- Los trámites, con esa dirección. En el orden que te indique tu asesor, ya sin esperar por un local.The paperwork, using that address. In whatever order your adviser sets, and no longer waiting on premises.
- Salas por hora cuando haga falta. Para recibir al cliente o cerrar con un proveedor, sin pagar una sala los treinta días del mes.Rooms by the hour when needed. To receive a client or close with a supplier, without paying for a room thirty days a month.
- La oficina privada, cuando el número se estabilice. Amoblada y lista, con el pico cubierto fuera del contrato.The private office, once the headcount settles. Furnished and ready, with the peak covered outside the lease.
- Crecer sin mudarse. Oficinas contiguas en el mismo pasillo, la misma dirección y el mismo estacionamiento.Growing without moving. Adjoining offices in the same corridor, the same address and the same car park.
No es el único orden posible, pero sí es el que deja trabajar desde la primera semana en vez de desde el tercer mes. Y tiene una ventaja que se nota al final: cada paso se puede deshacer sin perder lo pagado en el anterior.
It is not the only possible order, but it is the one that lets you work from the first week instead of the third month. And it has an advantage you notice at the end: each step can be undone without losing what you paid for the one before.
Preguntas frecuentesFrequently asked questions
¿Cuánto tarda en estar operativa una oficina en Maturín?How long does it take to get an office running in Maturín?
Depende del camino. Un local propio que haya que acondicionar rara vez está listo en menos de varias semanas entre obra, mobiliario, conexión de servicios y mudanza, y el alquiler corre desde que se firma. Una oficina amoblada dentro de un coworking se ocupa el mismo día en que se cierra el acuerdo, porque el mobiliario, la energía, el internet y la limpieza ya están puestos.
It depends on the route. Premises of your own that need a fit-out are rarely ready in less than several weeks once you count building work, furniture, utility connections and the move, and the rent runs from the day you sign. A furnished office inside a coworking space is occupied the same day the agreement is closed, because the furniture, power, internet and cleaning are already in place.
¿Qué pasa si el equipo crece a mitad de contrato?What happens if the team grows mid-contract?
En un local propio, crecer significa mudarse o subarrendar, y las dos cosas cuestan tiempo y dinero. Por eso conviene preguntar antes de firmar, en cualquier sitio: si el equipo pasa de seis a nueve, ¿hay espacio contiguo disponible y en qué plazo? Un esquema donde se suma la oficina de al lado o unos puestos más, sin cambiar de dirección ni de credenciales, evita la mudanza entera. Y el pico corto —una auditoría, un arranque— conviene cubrirlo por día, sin tocar el acuerdo de fondo.
In premises of your own, growing means moving or subletting, and both cost time and money. So it is worth asking before signing, anywhere: if the team goes from six to nine, is adjoining space available and how soon? An arrangement where you add the office next door or a few more desks, without changing address or access cards, avoids the whole move. And a short peak — an audit, a start-up — is best covered by the day, without touching the underlying agreement.
¿Hace falta estar en Maturín para contratar el espacio?Do you need to be in Maturín to arrange the space?
No hace falta, y conviene comprobarlo antes de empezar: pregunta si el acuerdo se puede cerrar a distancia —llamada, propuesta por correo y firma electrónica— y si las credenciales se retiran el primer día sin trámite adicional. Una recomendación que ahorra un viaje: pide fotos o video del espacio exacto que te van a dar, no del edificio, y que alguien de tu equipo lo vea en persona el día que pase por la ciudad, antes de que empiece el plazo.
You do not need to be, and it is worth checking before you start: ask whether the agreement can be closed remotely — a call, the proposal by email and an electronic signature — and whether access cards can be collected on day one with no extra paperwork. One recommendation that saves a trip: ask for photos or video of the exact space you are being given, not of the building, and have someone from your team see it in person when they are next in the city, before the term starts.
¿Conviene alquilar un local propio o empezar en un coworking?Is it better to lease your own premises or start in a coworking space?
Conviene el local propio cuando el equipo es grande y estable, cuando el negocio necesita instalaciones específicas —taller, almacén, laboratorio, atención al público— y cuando el plazo es de años. Conviene el coworking cuando el tamaño todavía se mueve, cuando el plazo es de meses o cuando hace falta empezar a trabajar antes de que un local pueda estar listo. Muchas operaciones usan los dos en momentos distintos del mismo proyecto.
Your own premises make sense when the team is large and stable, when the business needs specific facilities — a workshop, a warehouse, a laboratory, a public counter — and when the term runs to years. Coworking makes sense when the size is still moving, when the term is months, or when you need to start working before any premises could be ready. Many operations use both at different points of the same project.
Escrito por el equipo de Chimanta WorkWritten by the Chimanta Work team
Coworking corporativo en la mezanina de Ciudad Comercial Petroriente, Maturín. Escribimos sobre lo que vemos montar a las empresas que llegan a Monagas. Si algo de aquí no coincide con tu caso, escríbenos y lo revisamos.
Corporate coworking on the mezzanine of Ciudad Comercial Petroriente, Maturín. We write about what we watch companies arriving in Monagas put together. If anything here does not match your case, write to us and we will look at it.