Gestión de trayectos en Monagas: cómo contar, medir y reducir los viajes de tu equipoJourney management in Monagas: how to count, measure and reduce your team's trips

Por qué esta métrica existeWhy this metric exists

No es una preocupación local ni una opinión. La asociación internacional de productores de petróleo y gas lo dice en una línea, en su propia página de seguridad en transporte terrestre:

This is not a local worry or an opinion. The international association of oil and gas producers says it in one line, on its own land transport safety page:

Su práctica recomendada para transporte terrestre —el informe 365, en su versión 6 de marzo de 2025— arranca de ahí y recomienda que toda empresa que opere transporte terrestre, o que preste servicios que lo impliquen, tenga un sistema de gestión que lo cubra y esté basado en una evaluación completa de riesgos y mitigaciones. No una campaña de manejo defensivo: un sistema.

Its land transportation safety recommended practice — report 365, version 6 of March 2025 — starts from there and recommends that every company operating land transport, or providing services involving it, should have a management system covering it, based on a full assessment of risks and mitigations. Not a defensive-driving campaign: a system.

Si trabajas para una operadora o para una contratista grande, esto no es información nueva: probablemente ya te auditan por ello. Lo que sí suele ser nuevo es que el número de trayectos se puede gestionar como cualquier otro insumo, y que reducirlo es la única medida que elimina el riesgo en lugar de administrarlo.

If you work for an operator or a large contractor, none of this is news: you are probably already audited on it. What usually is new is that the number of journeys can be managed like any other input, and that reducing it is the only measure that eliminates the risk instead of administering it.

Qué es un plan de gestión de trayectosWhat a journey management plan is

Un plan de gestión de trayectos —JMP, por sus siglas en inglés— es el proceso con el que una organización cuida a su gente antes, durante y después de un desplazamiento. No es un formulario: son tres fases.

A journey management plan — JMP — is the process by which an organisation looks after its people before, during and after a trip. It is not a form: it is three phases.

1. Planificar. Decidir si el viaje se hace, cuándo, por qué ruta y con qué controles.Plan. Decide whether the trip happens, when, by which route and with what controls.
2. Ejecutar. Hacerlo conforme a lo planificado, con comunicación de desvíos y aviso de llegada.Execute. Do it as planned, with deviation reporting and arrival notification.
3. Cerrar. Dar el viaje por terminado y capturar lo aprendido.Close out. Formally end the journey and capture what was learned.

Las guías del sector fijan cuándo el plan es obligatorio: típicamente cuando el tiempo total de conducción supera las cuatro horas y media, o cuando la evaluación de riesgo o de seguridad física determina que hace falta. Y enumeran lo que el plan tiene que cubrir: sitios de carga y descarga, preparación del conductor —jornada, descansos, competencia, fatiga—, ruta autorizada, peligros de la ruta y sus controles, y el proceso de comunicación.

Industry guidance sets out when the plan is mandatory: typically when total driving time exceeds four and a half hours, or when the risk or security assessment determines one is needed. And it lists what the plan must cover: loading and discharge sites, driver preparedness — duty hours, rest, competence, fatigue — the authorised route, route hazards and their controls, and the communication process.

El paso que casi siempre se saltaThe step almost everyone skips

Está escrito, y está escrito primero. La guía de planificación de viajes lo pone como el punto de arranque de la fase de planificación:

It is written down, and it is written first. Journey planning guidance puts it as the starting point of the planning phase:

En la práctica, esa primera mitad —determine if the trip is necessary— se responde casi siempre que sí, porque se responde viaje a viaje, por la persona que lo va a hacer, cinco minutos antes de subirse al vehículo. Nadie mira el conjunto.

In practice, that first half — determine if the trip is necessary — is almost always answered yes, because it is answered trip by trip, by the person about to make it, five minutes before getting in the vehicle. Nobody looks at the whole.

Y el conjunto es donde está el hallazgo. Un equipo de seis personas instalado tres meses en Maturín genera, sin que nadie lo cuente, entre cien y trescientos trayectos vehiculares. La mayoría no van al pozo ni a la planta: van al banco, a la farmacia, a almorzar, a una reunión, a comprar algo que se acabó. Ninguno de esos aparece en un JMP, y todos suman exposición.

And the whole is where the finding is. A six-person team based in Maturín for three months generates, without anyone counting, somewhere between one and three hundred vehicle trips. Most do not go to the well or the plant: they go to the bank, the pharmacy, lunch, a meeting, to buy something that ran out. None of those appear in a JMP, and all of them add exposure.

La hoja: cómo contar los trayectos de tu operaciónThe sheet: how to count your operation's trips

Se hace con una hoja de cálculo y un mes de datos. Ni software ni consultoría. Una fila por trayecto y siete columnas:

This takes a spreadsheet and a month of data. No software, no consultancy. One row per trip and seven columns:

Dos reglas para que la hoja sirva. La primera: la llena quien conduce, no quien supervisa, y en el momento, no de memoria a fin de mes. La segunda: la columna «evitable» no se llena el mismo día. Se llena en una reunión de una hora, con la hoja completa delante, y en frío. En caliente todo viaje parece necesario.

Two rules to make the sheet useful. First: it is filled in by whoever drives, not whoever supervises, and at the time, not from memory at month end. Second: the "avoidable" column is not filled in on the day. It is filled in during a one-hour meeting, with the full sheet in front of you, and cold. In the moment every trip looks necessary.

Las cuatro familias de trayectosThe four families of trips

Cuando ordenas la columna «motivo», casi cualquier operación cae en cuatro grupos. Solo uno es irreductible:

When you sort the "reason" column, almost any operation falls into four groups. Only one is irreducible:

1 · Alojamiento ↔ puesto de trabajo1 · Accommodation ↔ workplace

Dos trayectos por persona y por día laborable, como mínimo. Es el grupo con más volumen de todos y el más invisible, porque nadie lo llama «viaje»: lo llama ir a trabajar. Un equipo de seis, veintidós días al mes, son más de doscientos sesenta trayectos individuales. Es el grupo que más se reduce cambiando una decisión de ubicación, no cien decisiones de conducción.

Two trips per person per working day, minimum. It is the highest-volume group of all and the most invisible, because nobody calls it a journey: they call it going to work. A team of six, twenty-two days a month, is over two hundred and sixty individual trips. It is the group most reduced by changing one siting decision rather than a hundred driving decisions.

2 · Diligencias y servicios2 · Errands and services

Banco, farmacia, supermercado, ferretería, almuerzo, la copia que hay que sacar. Trayectos cortos, frecuentes, casi siempre en horario de trabajo y casi siempre con una sola persona a bordo. Es el grupo que más fácil se elimina, y curiosamente el que menos aparece en los programas de seguridad vial, porque cada viaje suelto parece trivial.

Bank, pharmacy, supermarket, hardware store, lunch, the copy somebody has to make. Short, frequent trips, almost always in working hours and almost always with one person aboard. It is the group most easily eliminated, and oddly the one that appears least in road safety programmes, because each individual trip looks trivial.

3 · Reuniones, inducciones y capacitación3 · Meetings, inductions and training

Ir a una reunión con el cliente, traer a doce personas a una inducción, llevar al equipo a una capacitación. Volumen bajo, ocupación alta: un trayecto con ocho personas dentro es ocho veces la exposición. Es el grupo donde una decisión de sala cambia más el número.

Going to a meeting with the client, bringing twelve people to an induction, taking the team to a training session. Low volume, high occupancy: one trip with eight people aboard is eight times the exposure. It is the group where one room decision changes the number most.

4 · Operación4 · Operations

Al pozo, a la planta, al taller, a la locación. Este grupo no se reduce, y no debe intentarse: es el trabajo. Lo que se hace con él es lo de siempre —planificación, ruta, conductor, vehículo, horario, comunicación—, que es exactamente para lo que existe el JMP.

To the well, the plant, the workshop, the location. This group does not get reduced, and should not be: it is the work. What you do with it is the usual — planning, route, driver, vehicle, timing, communication — which is exactly what the JMP exists for.

La jerarquía: eliminar, combinar, acortar, protegerThe hierarchy: eliminate, combine, shorten, protect

Es la misma jerarquía de controles de cualquier disciplina de riesgo, aplicada al trayecto. Se aplica en orden, y el orden importa: cada escalón es más débil que el anterior.

It is the same hierarchy of controls as any risk discipline, applied to the journey. Apply it in order, and the order matters: each step is weaker than the one above.

1. Eliminar. El trayecto no ocurre. Una videollamada en lugar de una reunión presencial; el servicio que está en el mismo edificio; la inducción que se dicta donde ya está la gente. Es el único escalón que lleva el riesgo a cero.Eliminate. The trip does not happen. A video call instead of an in-person meeting; the service that is in the same building; the induction delivered where the people already are. It is the only step that takes risk to zero.
2. Combinar. Cinco diligencias sueltas se convierten en una salida planificada, una tarde fija a la semana, con una lista. Es la medida más barata de todas y casi nadie la formaliza.Combine. Five separate errands become one planned outing, a fixed afternoon each week, with a list. It is the cheapest measure of all and almost nobody formalises it.
3. Acortar. Menos kilómetros y menos intersecciones por trayecto. Aquí es donde pesa dónde está la base: la exposición es kilómetros, no viajes.Shorten. Fewer kilometres and fewer junctions per trip. This is where the location of your base weighs: exposure is kilometres, not trips.
4. Proteger. Vehículo, conductor, franja horaria, ruta, comunicación. Es el escalón donde vive el JMP y donde ya está trabajando casi todo el mundo.Protect. Vehicle, driver, time of day, route, communication. This is the step where the JMP lives and where almost everyone is already working.

La observación práctica: la mayoría de los programas empiezan por el escalón 4 y nunca suben. No porque estén mal hechos, sino porque el escalón 1 no le pertenece al departamento de seguridad —le pertenece a quien decide dónde se aloja el equipo, dónde se trabaja y dónde se reúne— y esas decisiones se toman meses antes, en otra conversación, normalmente mirando solo el precio.

The practical observation: most programmes start at step 4 and never move up. Not because they are badly run, but because step 1 does not belong to the safety department — it belongs to whoever decides where the team sleeps, where it works and where it meets — and those decisions are made months earlier, in another conversation, usually looking only at price.

La métrica que sí se puede reportarThe metric you can actually report

Para que esto sobreviva a la primera reunión trimestral necesita un número que se pueda comparar consigo mismo. Dos funcionan bien y se calculan con la misma hoja:

For this to survive its first quarterly review it needs a number that can be compared with itself. Two work well and come from the same sheet:

• Trayectos por persona y por mes. Total de trayectos dividido entre personas en sitio. Es el número que entiende cualquiera sin explicación.Trips per person per month. Total trips divided by people on site. It is the number anyone understands without explanation.
• Kilómetros expuestos por persona y por mes. Suma de (kilómetros × ocupantes) dividida entre personas en sitio. Es el mejor sustituto de exposición real, porque un trayecto largo con cuatro personas no es lo mismo que uno corto con una.Exposed kilometres per person per month. The sum of (kilometres × occupants) divided by people on site. It is the best proxy for real exposure, because one long trip with four people is not the same as a short one with one.

Cómo se presenta, en tres líneas: línea base del primer mes, meta a seis meses con el porcentaje que salió del ejercicio de la columna «evitable», y revisión trimestral. Sin línea base no hay conversación posible, y la línea base solo se consigue de una forma: contando un mes antes de intentar mejorar nada.

How to present it, in three lines: a baseline from the first month, a target at six months with the percentage that came out of the "avoidable" exercise, and a quarterly review. With no baseline there is no possible conversation, and a baseline is only obtained one way: by counting for a month before trying to improve anything.

Tres preguntas para tu hoja de comparaciónThree questions for your comparison sheet

Cuando llegue el momento de elegir dónde se aloja y dónde trabaja el equipo —que es la decisión del escalón 1— estas tres preguntas ponen la exposición vial dentro de la comparación, que es donde casi nunca está:

When the time comes to choose where the team sleeps and where it works — the step 1 decision — these three questions put road exposure inside the comparison, which is where it almost never is:

1. ¿Cuántos trayectos vehiculares al mes genera esta opción? Alojar a una persona donde no hay supermercado, farmacia, restaurante ni banco a pie multiplica el grupo 2 por sí solo.How many vehicle trips a month does this option generate? Housing someone where there is no supermarket, pharmacy, restaurant or bank within walking distance multiplies group 2 all by itself.
2. ¿Cuánto cuesta cada uno de esos trayectos en vehículo, en conductor y en exposición de tu personal en la vía? Los tres renglones son reales y solo uno aparece en una cotización.What does each of those trips cost in vehicle, in driver and in your people's exposure on the road? All three are real and only one shows up in a quotation.
3. ¿Qué vale tener sala de capacitación, puestos de trabajo y una conexión que no se cae a pocos pasos de donde duerme el equipo? Ese valor se paga siempre: o en el alquiler, o en kilómetros.What is it worth to have a training room, workstations and a connection that does not drop, a few steps from where the team sleeps? That value is always paid: either in rent, or in kilometres.

No hace falta que la respuesta favorezca a nadie en particular. Lo que cambia la decisión es que las tres preguntas estén en la hoja junto al precio, y no en una conversación aparte seis meses después.

The answers do not have to favour anyone in particular. What changes the decision is that all three questions sit on the sheet next to the price, rather than in a separate conversation six months later.

Lo que esto no resuelveWhat this does not solve

Tres honestidades, porque un método que promete de más se abandona al segundo mes:

Three honest caveats, because a method that overpromises gets dropped in month two:

• El trayecto a la operación no se elimina. El objetivo no es cero viajes: es cero viajes innecesarios, que es otra cosa y es alcanzable.The trip to the operation does not get eliminated. The goal is not zero journeys: it is zero unnecessary journeys, which is a different thing and is achievable.
• Contar no reduce nada por sí solo. La hoja sin la reunión de la columna «evitable» es un archivo más. El valor está en la hora en frío, no en el registro.Counting reduces nothing on its own. The sheet without the "avoidable" meeting is just another file. The value is in the cold hour, not in the log.
• Una parte del número no depende de ti. Dónde está la locación, dónde está el cliente y cómo está la vía son datos. Lo que sí depende de ti es todo lo demás, y todo lo demás suele ser la mayoría.Part of the number is outside your control. Where the location is, where the client is and what the road is like are givens. What does depend on you is everything else, and everything else is usually the majority.

Si de todo el artículo te llevas una sola cosa, que sea la hoja de siete columnas y el mes de datos. Un equipo que sabe cuántos trayectos hace toma decisiones distintas del que no lo sabe, incluso antes de cambiar nada.

If you take one thing from this article, make it the seven-column sheet and the month of data. A team that knows how many trips it makes takes different decisions from one that does not, even before changing anything.

Preguntas frecuentesFrequently asked questions

Escrito por el equipo de Chimanta WorkWritten by the Chimanta Work team

Coworking corporativo en la mezanina de Ciudad Comercial Petroriente, Maturín. Las dos citas de este artículo están tomadas literalmente de sus fuentes y enlazadas; el resto es método, y el método se juzga probándolo un mes.

Corporate coworking on the mezzanine of Ciudad Comercial Petroriente, Maturín. Both quotations in this article are taken verbatim from their sources and linked; the rest is method, and method is judged by trying it for a month.